Onze informatie of data is een belangrijke bron van de bedrijfsvoering en bedrijf continuïteit.  Een groot deel van deze data bevindt zich in specifieke applicaties die al dan niet werken met een database. Ieder veld, kolom, onderwerp etc. hebben een eigen uniek kenmerk. Deze kunnen desgewenst met andere bronnen gekoppeld worden zodat data gedreven werken mogelijk wordt.

Naast deze data bevat iedere bedrijfsvoering een scala aan data die voortkomt uit onder andere de KA omgeving zoals uit Word, Excel, Teams, Outlook.  Deze min of meer ongestructureerde data kon van oudsher goed worden vormgegeven met filesystemen. De klassieke filesystemen welke meestal ingericht werden als een kopie van een organogram. Iedere afdeling zijn eigen data, managers of MT in eigen structuren en op basis van samenwerking her en der wat gedeelde toegang.   
Echter met de komst van SharePoint en het op andere wijze samenwerken en kunnen delen ontstond al wat druk op die werkwijze. Inmiddels is AI overal aanwezig en zijn privacy discussies achter verschillende feiten aan het hollen. AI die, wil het efficiënt zijn, over alle lagen van afdelingen en teams heen wil kijken om een compleet beeld te hebben. De bedrijfsdata is te zien als bron om de juiste antwoorden te genereren.

Tegelijkertijd ontstaat er steeds meer besef dat de data huishouding op basis van afdelingen en een organogram moeilijk houdbaar is. Er ontstaat een behoefte om te werken vanuit processen, enerzijds gedreven door complexere samenwerkingsvormen en projecten, anderzijds door nieuwe technieken en mogelijkheden. Met het corona tijdperk is een andere manier van samenwerking ontstaan. De wereld van met elkaar verbonden zijn binnen een organisatie nam en neemt steeds verder toe naarmate de technieken en werkwijze dit mogelijk maken.

Er ontstaat een nieuwe behoefte in structureren en ordenen voor ongestructureerde data, naast de systemen die dit al in zich hebben. Deze behoefte is eigenlijk een nieuwe noodzaak, structuur en ordening aanbrengen om technieken en ontwikkelingen als AI mogelijk te maken. In het verleden volstond een goede titel, een auteur, de aanmaak en/of mutatie datum en een locatie van de bron misschien. Deze gegevens zijn niet langer toereikend, er is een noodzaak ongestructureerde data vanuit KA systemen te voorzien van Meta data. Deze meta data verteld ons iets over de context en inhoud van de gegevens. Zaken als vertrouwelijkheden, versiebeheer, evaluatiedatums, toepasbaarheid, scope en dekkingsgebied kunnen je helpen. Zorg dat je tijdig nadenkt over de datahuishouding, juist ook voor alle ongestructureerde data voortkomend uit projecten, processen en samenwerkverbanden om data op termijn te kunnen hergebruiken, archiveren en analyseren. Instrueer de gebruikers over de wijze van aanvullen van meta data en bestandsattributen. Een bestand opslaan en Microsoft laten bedenken welke titel en attributen aangevuld moeten worden is niet langer toereikend. Metadata draagt bij aan veilige en verantwoorde toegang in relatie tot informatiebeveiliging, AVG en het gebruik van AI tooling.
Deze vorm van data huishouding dient te worden aangevuld met een systeeminrichting welke sturing en borging geeft aan het gebruik van de nieuwe technieken. Een goede baseline waarin delen met derden (al dan niet buiten de eigen organisatie) staat ingericht conform het beleid. De baseline voor het gebruik van technieken zoals Teams, en het daaraan gekoppelde bestandsbeleid.